Datenschutzerklärung für Videokonferenzen via ColloCall / BigBlueButton

Wir setzen ColloCall, das auf der Open-Source-Software BigBlueButton basiert, für Webinare und Online-Meetings ein. Deshalb möchten wir nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von ColloCall informieren.

Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool ColloCall, um Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). ColloCall ist ein gemeinschaftliches Produkt der IT Kooperativen Datenkollektiv.net und Uni:Code IT Solutions GmbH mit Sitz in Deutschland.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist Weiterdenken - Heinrich-Böll-Stiftung Sachsen e.V..

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von ColloCall werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Zur Durchführung von Online-Veranstaltungen, wie Webinaren und Videokonferenzen, wird von den Teilnehmenden nur ein Name abgefragt, der auch ein Pseudonym sein kann.

Webinare und Videokonferenzen werden in der Regel nicht aufgezeichnet oder gespeichert. Abweichende Vereinbarungen bedürfen unter Angabe des Zwecks der Zustimmung aller Teilnehmenden. Aufzeichnungen erfolgen nach Zustimmung als MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. ColloCall benötigt technisch den Zugriff auf die Session-Aufzeichnungen, darf diese jedoch nicht einsehen.

Die Einwahl von Teilnehmenden erfolgt grundsätzlich ohne Account ausschließlich über einen Einwahl-Link. Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur Rufnummer für die Dauer der Sitzung.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden ColloCall, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir das mit allen Betroffenen besprechen und um Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Datenerhebung während der Durchführung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. Ihrer verbindlichen Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
ColloCall erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bitte senden Sie dafür eine Mail an: geschaeftsfuehrung(at)weiterdenken.de.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn keine Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 9.12.2020